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オンライン面接で面接官が気をつけたいポイント!メリット・デメリットも解説

新型コロナウイルスの流行で採用活動のオンライン化に拍車がかかっています。

「オンライン面接で学生をしっかり評価できているのか心配」
「オンライン面接で選考官を担当することになったが準備が不安」

という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

特に、接続不良やトラブルなどがあると、デジタルネイティブ世代の学生にとってはデジタル化に対応できていない企業として印象もよくありません。

デジタルネイティブ世代の学生の期待に応えるためにも、オンライン面接の準備は対面での面接と同じかそれ以上にしっかりと行いましょう。

オンライン面接で企業側がするべき準備

オンライン面接をスムーズに進めるためには準備が大切です。

事前に必要な準備をまとめているので、これからオンライン面接を控えている担当者の方は、ぜひご確認ください。

ツールの導入・整備

まずは面接に使用するツールの使い方や情報管理マニュアルを社内で整備し、一人一人が把握しておくことが必要です。

面接当日に候補者に対して不慣れな印象を与えないためにも、マニュアルを展開し、担当者の方は必ず目を通しておきましょう。

特にこだわりがない場合は学生にも馴染みのあるzoomやGoogle meetなどのツールを使用すると良いでしょう。

候補者にツールについての案内を送る

選考日程の調整が終わったら、ツールの使い方や当日までにして欲しい準備(アプリのインストール、アカウント登録など)を候補者に伝えましょう。

ツールの使い方案内については、ツールの開発者が用意している既存のものでも問題ないでしょう。

事前の通信環境・接続確認

接続トラブルを避けるために、面接官は事前に通信環境のチェックを行っておきましょう。

また、通信環境に問題がなくても音声やカメラの設定に問題があり、声が聞こえない・画面が映らないなどのトラブルが発生することもあります。

これらの問題はツールを使用してみないと気が付かないため、社内で一度使用しておきましょう。

また、候補者にも通信環境の確認を事前に行ってもらいましょう。接続確認用のURLなどを送って事前に確認してもらうか、開始前にアクセスしてもらい接続確認を行うようにしましょう。

トラブル発生時の対応を決めておく

しっかりと準備をして臨んでも、オンライン選考のトラブルを完全に防ぐことは難しいです。トラブル発生時に焦ってしまったり、不適切な対応をとってしまうと候補者からの印象もよくない上に、場合によってはSNSなどで拡散されてしまう可能性もあります。

こうしたリスクを防ぐために大切なのは、トラブルが発生した際に適切な対応を取れるかどうかです。

トラブル発生時の連絡先や、電話に切り替える場合の番号などは事前に伝えておくようにしましょう。

また、再度選考を行う場合も、接続トラブルによる面接のやり直しが可能なのか、何回まで対応するのかなどを事前に明確にして伝えておきましょう。 

トラブルが発生した場合の選考結果への影響や選考の受け直しについて気にする学生は多いです。事前に伝えておくことで、安心して選考に臨んでもらえるでしょう。

候補者の書類に目を通す、PCで見れるようにしておく

オンライン選考では、対面での選考以上に先に候補者の情報を頭に入れておくことが大切です。

オンライン面接の場合、書類を手元に置いて目線を外したまま話を聞いていると、話者は自分の話を聞いているのかと不安になってしまいます。

事前に書類などに目を通しておく、目線を外すことなくPCの画面上で確認できる状態にするなど、準備をしておきましょう。

オンライン面接中の注意点

対面でのコミュニケーションと比べて、オンラインでのコミュニケーションはお互いの表情や反応が伝わりづらいというデメリットがあります。

このような状況でも候補者にリラックスして選考を受けてもらうために、以下の点に注意しましょう。

候補者の緊張をほぐす

対面面接と違って待機室などがなく、アクセスと同時に面接がスタートするため、候補者は緊張しやすいと言われています。

いきなり質問を始めるのではなく、アイスブレイクや接続確認など、緊張をほぐす時間を作ってあげるようにしましょう。

リアクションをしっかりとする

オンライン面接では、リアクションが相手に伝わりづらくなります。

「面接官の反応がない」と候補者に感じさせてしまうと、余計に緊張を招いてしまうことも。

場合によっては無愛想・失礼な面接官という印象を抱かれてしまう可能性もあります。

対面面接以上に表情やリアクションに気を配るようにしましょう。また、照明の加減で表情が暗く見えることもあるので、周辺の環境にも配慮しましょう。

カメラを見る・メモをとっていることをことわっておく

面接中にカメラから目線を外したり、俯いたりする場面がある場合、事前にメモをとっていることなどを伝えておくと良いでしょう。

「メモをとっているのでカメラから目線が外れることがあります」
「内容が聞き取れなかった場合は確認させていただきます」

など断っておくと、候補者は安心して面接を受けることができるでしょう。

オンライン面接のメリット

選考をオンラインで行うことで、応募者側には場所や時間の制約が減るなどのメリットがある一方、企業側にもメリットが多くあります。

・候補者の間口を広げることができる
・交通費などのコストが抑えられる
・面接の様子を記録・共有できる

などがメリットとしてあげられます。

候補者の間口を広げることができる 

一つ目のメリットは、場所にかかわらず誰でも気軽に選考に参加してもらいやすくなることです。

これまで会社があるエリアの大学などを中心にアプローチしてきた企業であれば、今後はよりエリアを広げて学生をターゲットにすることも可能です。

実際に、22卒、23卒の学生からは「オンラインで参加できるのでイベントや選考に気軽にエントリーできた」という声も聞かれます。

選考のオンライン化をきっかけに、自社の採用ターゲットを改めて考え直してみるのはいかがでしょうか。 

交通費などのコストが抑えられる

候補者に支払う交通費など、採用にかかるコストが抑えられる点も、オンライン選考のメリットです。

一方で、デメリットの方でも紹介していますが、オンライン面接のツール導入などで新たにコストがかかる可能性もあります。

これまで対面中心の選考を行ってきた場合は、オンラインで選考を進めた場合の予算について、試算しなおすことが必要になります。

選考をスピーディーに進められる

オンラインで面接を行うことで、場所や時間の制約が少なくなります。そのため、面接のスケジュールを対面での選考以上に詰めることも可能です。

工夫次第でより多くの候補者を選考したり、スピーディーに選考を進めたりすることができるため、採用計画や目標を見直すのも良いでしょう。

ただし、選考準備の時間は確保する必要がありますので、スケジュールの詰め過ぎには注意が必要です。

オンライン選考の場合は特に、書類に目を落としていると候補者に不安を与えかねません。

面接の様子を蓄積・共有できる

オンライン面接の場合は、面接の録画・録音が対面よりも容易になります。そのため、面接の内容が適切だったのかを振り返ったり、社内で情報共有をしたりすることが可能です。

合否を迷った場合でも録画を確認することができ、面接官による評価の違いが少なくなります。

また、面接官の経験が浅い社員に対し、録画を見てフィードバックをすることもできます。

オンライン面接のデメリット

オンライン面接には先に紹介したようなメリットがある一方で、対面での面接にはないデメリットもあります。

オンライン面接を導入する場合には、デメリットを理解して対策することが大切です。

主なデメリットは以下です。

・通信トラブルが起こる可能性がある
・会社の様子や雰囲気を伝えることが難しい
・候補者の雰囲気が伝わりづらく、選考しづらい

通信トラブルが起こる可能性がある

オンライン面接を実施する場合には、候補者側や面接官自身の通信環境が安定せず、急に面接が中断するなどの問題が起こる可能性があります。

候補者に対しては事前に接続確認に関する連絡をしましょう。

また、特に社員側の不慣れな扱いやトラブルは候補者に悪い印象を与えやすくなります。

面接官側の回線の整備や、トラブル発生時の対応などを事前に確認しておきましょう。

さらに、接続トラブルがあると、候補者を評価しづらくなることもあります。

場合によっては別日程を調整することも必要になりますので、事前の準備を怠らないようにしましょう。

会社の様子や雰囲気を伝えることが難しい

面接は、評価の場であると同時に候補者に会社のことを知り、理解してもらう場でもあります。選考を受ける過程で会社のことを知り、より志望度が高くなるケースも珍しくありません。

オンラインで選考を行う場合は、オフィスや社員の働いている様子などを候補者に見せることができません。対面で選考を行う場合に比べて会社の魅力や雰囲気を伝える機会が少ないと言えるでしょう。

オンライン中心の選考の中で会社の魅力を伝え、候補者の不安を減らすには、以下のような対策が考えられます。

・社員との座談会などの機会を積極的に設ける
・選考の中で逆質問の時間を多く取る
・最終面接のみ対面で行い、社内を見学してもらう

候補者の雰囲気が伝わりづらい

対面での面接と比べて、候補者の表情や雰囲気が伝わりづらく、評価がしづらくなることもオンライン選考のデメリットです。

特に、接続トラブルが発生した場合などはより評価が難しくなります。

学生側も企業側も、しっかりと準備をして臨んでも、トラブルが発生する場合もあります。接続に問題が発生したからといって、評価にネガティブなバイアスをかけてしまわないよう注意が必要です。そのためにも、評価基準をしっかり定めておきましょう。

これまで採用基準が曖昧になってしまっていた企業の場合は特に、面接官によって評価がバラバラになってしまう可能性もあります。

オンラインでも問題なく判断できる選考基準かどうか、改めて確認してみましょう。

関連記事:「【新卒採用】最適な人材獲得のための選考基準の作り方を解説!」

まとめ

オンライン面接には対面面接にはないメリット・デメリットがあります。

デメリットをカバーし、メリットを生かすためには、事前の準備や当日の候補者に対する配慮が重要です。

オンライン面接を導入予定・担当予定の方は事前準備をしっかりと行いましょう。

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